Excel 2016 是否可以定时备份文件夹

公司有一台服务器，服务器上有一个共享文件夹，是否可以将“E：\生产表”路径下的所有文件和子文件夹都在每天17：30自动备份到服务器的共享文件夹中呢？

服务器的IP地址是192.17.108.2。

解题步骤

备份单个文件可以使用Excel的内置功能实现，但是备份整个文件夹则最好使用Windows的计划任务搭配DOS命令来实现。具体的操作步骤如下。

1.在C盘根目录中新建一个文本文档，其默认名称是“新建文本文档.txt”。

2.双击打开“新建文本文档.txt”，然后在其中输入DOS命令：

其中，Xcopy是用于复制文件夹的DOS命令，后面的所有字符都是此命令的参数。

“/s”表示复制文件夹时将子文件夹也一并复制，同时跳过空目录。

“/f”表示复制过程中显示当前正在复制的文件夹的名称和文件名称。如果将/f修改为/q，则不显示子文件夹名称和文件名称，复制速度更快。

“/y”表示复制过程中遇到已经存在的同名文件时不弹出询问是否覆盖文件的提示框，从而避免复制过程被中断。

“E：\生产表”代表要复制的文件夹。在复制前要确认此文件夹的所有文件体积小于目标文件夹的剩余空间。

“\\192.17.108.2\元浩文件\财务备份\”要分三段理解，其中“\\192.17.108.2”代表文件服务器的 IP 地址，“元浩文件”代表服务器中共享的文件夹名称，“财务备份”则代表用于存放本机要备份文件的文件夹（假设本机代表财务部，文件只放在“财务备份”这个文件夹中，其他部门的文件则放在其他文件夹中，从而便于识别和管理）。

3.将文件名称修改为“备份.bat”，从而使文本文件变成批处理文件。图 2.31 是批处理文件的图标，图2.32则是批处理文件的DOS命令。

图2.31 批处理文件图标

图2.32 批处理文件中的DOS命令

4.单击Windows的开始菜单（假设用的是Windows 7）→所有程序→附件→系统工具→任务计划程序，从而打开图2-33所示的“任务计划程序”界面。

图2.33 “任务计划程序”界面

5.在“任务计划程序”对话框中单击菜单“操作”→“创建基本任务”，弹出“创建基本任务向导”对话框，并在对话框中指定当前新任务的名称为“备份文件夹”，操作界面如图2.34所示。

图2.34 指定任务名称

6.单击“下一步”按钮，然后在新的对话框中保持默认设置“每天”，操作界面如图 2.35所示。

图2.35 指定任务执行周期

7.单击“下一步”按钮，然后在新的对话框中将开始时间设置为今日的17：30：00，操作界面如图2.36所示。

图2.36 指定任务开始时间

8.单击“下一步”按钮，然后在新的对话框中保持默认设置“启用程序”，操作界面如图2.37所示。

图2.37 指定任务要执行的操作

9.单击“下一步”按钮，然后在新的对话框中单击“浏览”按钮，找到C盘的“备份.bat”文件后单击“打开”，从而指定脚本文件的路径，操作界面如图2.38所示。

图2.38 指定任务的脚本文件路径

10.单击“下一步”按钮，最后一个界面如图2.39所示。单击其中的“完成”按钮，从而完成设置。

图2.39 完成任务设置

11.关闭“任务计划程序”，重启计算机，当时间到了17：30：00时，Windows会自动将“E：\生产表”下的所有文件和子文件夹一并复制到服务器的共享文件夹中去。假设共享文件夹中有名为“财务备份”的文件夹，那么就复制“E：\生产表”下的所有文件和子文件夹；假设共享文件夹中没有名为“财务备份”的文件夹，则DOS命令会自动在“元浩文件”中创建一个“财务备份”文件夹，然后再复制“E：\生产表”下的所有文件和子文件夹到“财务备份”中去。

知识扩展

1.DOS命令和任务计划程序各司其职、组合分工，前者用于复制文件夹，后者用于指定复制文件夹的开始时间和周期。

2.由于Windows 8不存在开始菜单，因此Windows 7和Winows 8打开任务计划程序的步骤不同。但是Winows 7和Winows 8有一个通用的办法打开任务计划程序，步骤是：使用组合键＜Windows+R＞，弹出“运行”对话框，然后输入命令“taskschd.msc”，并单击“确定”按钮，操作界面如图2.40所示。