如果某个高校在招生时只面向有限的几个省市，那么在建立学生报表时，这几个省市的出现概率肯定很高，如图5-29所示。

用户除了使用“复制”和“粘贴”命令外，只能手工输入了。接下来使用数据有效性制作下拉列表框，让用户在输入时，从下拉列表框中选择即可，这样既提高了数据的输入速度，还保证了输入数据的准确性。

制作数据有效性下拉列表框的具体操作步骤如下。

STEP01：打开“完善学生籍贯.xlsx”工作簿，选择E2:E22单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-30所示。

图5-29　目标数据

图5-30　选择“数据验证”选项

STEP02：打开的“数据验证”对话框如图5-31所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“序列”选项。

图5-31　选择序列选项

STEP03：在“来源”文本框中输入数据来源为“山东,北京,黑龙江,河北,江苏,安徽”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-32所示。输入数据来源时，一定要用英文逗号隔开。

STEP04：选择E2单元格，单击单元格右侧的控件按钮，在展开的下拉列表中选择相应的省份即可，如图5-33所示。

图5-32　输入数据来源

图5-33　使用下拉列表框