采购结束，采购部门需对采购的材料登记汇总，从而形成采购记录单。创建采购记录单表格的基本步骤如下。

步骤01：打开实例文件“进销存管理.xlsx”工作簿，切换到“采购记录单”工作表，在表格中输入相关的表格标题和列标题，并进行格式设置，如图5-21所示。

图5-21　在表格中输入相关文本

步骤02：对“采购数量”列和“交货数量”列设置数据有效性（以“整数”为条件）。同时选中单元格区域“D3:D20”和“J3:J20”，然后将功能区切换到“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据验证”下拉按钮，选择“数据验证”选项，如图5-22所示。

步骤03：弹出“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“整数”选项，然后在“数据”下拉列表中选择“大于”选项，在“最小值”文本框中输入“0”，如图5-23所示。

图5-22　选择“数据验证”选项

步骤04：切换到“输入信息”选项卡，在“选定单元格时显示下列输入信息”组合框中的“输入信息”文本框中输入“请输入整数!”，如图5-24所示。

图5-23　设置验证条件

图5-24　设置“输入信息”

步骤05：切换到“出错警告”选项卡，在“输入无效数据时显示下列出错警告”组合框中的“样式”下拉列表中选择“停止”选项，然后在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“请输入整数!”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-25所示。

步骤06：选中设置了数据有效性的单元格，单元格下方便会显示“请输入整数!”提示信息，如图5-26所示。

步骤07：设置“金额”列公式。在单元格G3中输入公式“=IF（AND（B3<>"",D3<>"",F3<>""）,F3*D3,""）”，按Enter键完成输入，随即返回计算结果，如图5-27所示。

步骤08：在第一个空白记录行输入采购记录，并将单元格区域“F3:G12”中的数字格式设置为保留两位小数的货币格式，如图5-28所示。

图5-25　设置出错警告

图5-26　查看设置有效性的单元格

图5-27　设置“金额”列公式

图5-28　输入第一列行

步骤09：完成采购记录单。根据上一步骤，在第二个空白记录行输入采购记录，完成采购记录单，如图5-29所示。

图5-29　完成采购记录单