知识量不足导致的致命弱点

“我经常会使用别人制作好的 Excel 文件，可是我不知道表格里的内容的意义，只好糊里糊涂地做下去了……”

我在帮助学员提高 Excel 的操作效率时，经常遇到这样的案例。即便表格中的内容是错误的，有些人也不会发现。而且不小心删除了数据，也不知道该如何恢复，也不会告诉其他人。而这么做的后果就是会导致无法分析重要的数据……诸如此类的“惨剧”时常发生。

“处理 Excel 中的数据要花很长时间，只是做这件事，大半天就已经过去了……”

这是每天都要加班到很晚的某个公司员工的例子。当我询问他经常加班的原因时，他是这样回答的：用 Excel 制作的客户名单中有几万个电话号码，要把原本用全角输入的数字一个一个改成半角，然后手动删除电话号码中的连字符。这样一来，每天都要加班4小时并且连续加3天左右。但是在我看来，只要稍花功夫，用不上1分钟就能完成这个工作。

像这样，由于不了解 Excel 的基础操作而浪费大量的时间，引发很多错误，降低工作效率的例子，真是不胜枚举。如果事先掌握简便的方法，1分钟就能完成原本要花几个小时的工作。如果这样的情况也发生在你的身上，你也会如此放任不管吗？

虽然提高销售和沟通技巧也很重要，但是大多数情况下，我们需要通过 Excel 将“获得的实际成果”表示出来。虽然阅读“学会用数字说话”这类书也很有必要，但是不应为了计算数据而花费太长时间，也不应该在制作商务文本这件事上浪费过多的精力。迅速计算数字、制作商务文本，然后在最大程度上留出时间，对得出的数据进行思考、讨论进而付诸行动，这些才是作为职场人士最应该做的事。

因此，对于现代的知识型劳动者来说，通过熟练使用 Excel 并不只是单纯的制作表格，而是为了保证“工作”时间。使用 Excel 的功能就能自动完成的简单工作就交给 Excel，我们必须将精力集中在只有人类才能做到的工作上。无聊且耗时较长的简单操作只会让你注意力涣散，频发小错误，降低工作的积极性。

不要持续浪费时间

▲ 每天两个小时统计销售数据

（2小时×20日=每月40小时）

▲ 每个月末花1周时间统计交通费

（8小时×5日=每月40小时）

▲ 每周花5个小时制作提交给客户的数据

（5小时×每月4次=每月20小时）

如果利用 Excel 自动计算，每月花费在这些工作上的时间将缩短为3分钟。我曾指导过上述第3个工作的客户，有一天，他给我发来了这样的邮件：

“原本我要花5个小时才能完成的工作……竟然2分钟就搞定了。2分钟啊。（笑）之前我每周都要花费的5个小时，到底都是在干什么……”

每个月都要花40个小时的工作，瞬间就能缩短至5分钟，由此产生了39个小时55分钟的可利用时间。如果能把这个时间用在那些更具生产性的工作上，就会增加工作的价值，这样对公司来说也是一种贡献。如此一来，公司的收益提升，你也会得到更多的好评。

反过来讲，如果没有注意到这种提高效率的方法，你每个月仍然会持续地浪费时间，同时还会产生相应的人员费用。这么一来，每月都会不断支付多余的人员费用，企业也绝对不会欣赏这样的人。