想要提高工作效率和生产率有一点很重要，那就是建立零失误的结构。如果出现错误，就需要花费不必要的时间与精力去恢复数据，这样就会使工作的生产率下降。所以说，努力降低失误的发生概率，与提高生产率有直接联系。

Excel 中有一个重要功能——数据有效性。使用这个功能，有2个好处：

• 更高效地输入数据
• 避免输入错误

例如，需要从几个选项中多次输入相同数据时，在需要输入的单元格范围内将有效性条件设定为允许“序列”输入，这样就能从下拉菜单中选择想输入的数据。

使用“序列”输入有一个好处，就是能够确保每次都用相同字符串输入相同的数据。例如，要输入相同公司名称的时候，有的地方是“××股份有限公司”，有的是“××（股份公司）”，这些数据虽然都代表同一家公司，但也会出现不同的字符串（这种情况叫作“标示不统一”）。在这种情况下，在统计和处理数据时，Excel 无法将这两种公司名称数据自动识别为同一家，因此会出现各种各样的错误。

另外，限制单元格中的数值，也能防止输入错误。