图 6.18 是应聘者信息表，其中应聘者的学历包含小学、初中、高中和大学。现要求按学历对它们降序排列，如何才能实现呢？

图6.18 应聘者信息表

解题步骤

要让Excel按学历排序，其前提是自定义一个学历序列，然后再按自定义序列排序即可，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击左方的“高级”项，然后在右方将滚动条下拉，直到看到“编辑自定义列表”时停止，单击“编辑自定义列表”按钮即可弹出“自定义序列”对话框。6.19是操作界面。

图6.19 调用“自定义序列”对话框

3.在“输入序列”下方的文本框中分别输入“大学”、“高中”、“初中”、“小学”，然后单击“添加”按钮，设置界面如图6.20所示。

图6.20 创建自定义序列

4.选择B1：B11区域，然后单击功能区的“开始”→“排序和筛选”→“自定义排序”，此时Excel会弹出“排序提醒”对话框，不做任何修改，单击“排序”按钮即可。

5.在“排序”对话框中将“主要关键字”修改为“学历”，将“次序”设置为“自定义序列”，此时会弹出“自定义序列”对话框。图6.21是排序条件设置界面，而图6.22则是调用自定义序列的界面。

图6.21 设置排序方式

图6.22 调用自定义序列

6.选择“学历”序列，然后单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。

7.单击“排序”对话框中的“确定”按钮执行排序，排序结果如图6.23所示。

图6.23 排序结果

知识扩展

1.Excel内置的排序条件是数值大小、笔画多少、拼音顺序，以及按颜色排序、按条件格式产生的图标排序，当需要按临时指定的其他条件排序时，必须先定义序列，然后调用序列来排序。在指定序列时要注意顺序，因为按自定义序列排序时不能选择升序或降序。

本例中要求按学历降序排序，因此在定义序列时必须大学在前、小学在后。

2.按自定义的序列排序时，排序对象的值必须等于自定义序列中的值，而不能是包含关系的。例如，本例中自定义序列为大学→高中→初中→小学，那么 B2：B11 区域的值也只能是这 4个词语中的一个，而不能是“衡阳高中”或“武汉大学”这种包含多余文字的词语，否则无法排序。