部分工作表的数据并不会一次性输入完成，而是每天追加一部分。假设工作表中有公式（见图4.267），输入新数据后还需要手工填充公式，这无疑拖慢了制表节奏。

有没有方法让Excel根据用户新增的数据自动填充公式呢？

图4.267 产量排名表

解题步骤

让公式自动向下填充有两个方法：其一是设置Excel选项，并改造公式，从而让Excel将第5行以后的公式自动向下填充；其二是将区域转换成表，从而不需要修改公式就可以让公式自动填充，具体步骤如下。

1.将公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”修改为“=RANK.EQ（C2，C：C）”。

2.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

3.打开“高级”选项卡，选择“扩展数据区域格式及公式”，操作界面如图4.268所示。

图4.268 设置选项让Excel可以自动填充公式

选择此选项后并不会立即生效，必须满足它的条件才会自动扩展公式，其条件是当前数据区域已经存在不少于5行数据，数据区域中包含不少于5条公式，同时当前的5条公式必须一致，然后在后面的第一个空行新增数据时才会自动填充公式。

4.在 A7：C7 中分别输入张震、6＃、1000，单击 Enter 键后 D7 单元格会自动产生公式“=RANK.EQ（C7，C：C）”，同时前面5个单元格的公式也会相应地更新，效果如图4.269所示。

图4.269 D7单元格自动产生公式

以上方法能实现需求，但是有条件限制，需要修改公式，而且必须已经存在不少于5行资料，然后才能自动填充公式。下面的方法没有任何条件限制，操作方法也简单，步骤如下。

1.重新做一个表，输入图4.270中的数据。其中D2单元格有公式，其他单元格没有公式。

图4.270 新表用于测试的数据

2.选择A1：D2区域，按组合键＜Ctrl+T＞，弹出“创建表”对话框，然后单击“确定”按钮。

3.在A3单元格输入“黄至中”，当单击Enter键后光标移到B3单元格，此时D2单元格的公式已经自动填充到 D3，只不过由于 C3 还没有输入数值，因此公式的计算结果是错误值，效果如图4.271所示。

4.在B2和C2单元格中分别输入2＃和890，单击Enter键后D2单元格的公式会重新计算产量890在C2：C3区域的排名，效果如图4.272所示。

图4.271 自动填充公式到D3

图4.272 更新公式

5.继续在第4行输入数据：陈明、3＃、798。单击Enter键，D3单元格的公式会自动向下填充到D4单元格，计算结果为1，同时还会更新D2：D3区域的公式结果，效果如图4.273所示。

图4.273 将公式填充到D4

知识扩展

1.让公式自动向下填充可以减少手工填充公式的时间，采用本例中第二种方法既设置简单又无条件限制。不过区域转换成表后会自动应用表的样式，在表中奇偶行会显示为不同颜色，如果不喜欢这种颜色，可以将其样式由名称“中等深浅2”修改为“无”。

2.本例中第一步将公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”修改为“=RANK.EQ（C2，C2：C）”，其目的是扩大引用范围，避免公式向下填充后计算出错。公式“=RANK.EQ（C2，C$2：C$6）”仅适用于第2行到第6行，填充到第7或以后的单元格就会出错，而公式“=RANK.EQ（C2，C2：C）”则适用于任何一行，因此要让公式向下填充，有必要修改公式。

但是，采用第二种方法填充公式时是不必修改公式的，它会在填充公式时相应地修改引用范围，其计算结果总是正确的。因此不管任何时候，采用第二种方法填充公式既简单又准确。