图4.120是公司采购记录表的一部分，由于采购人员不太懂Excel，表格的前期设计不太合理，以至于后期的数据运算相当困难。现要求将B列的数据按文本与数字形式分别存放在不同单元格中，有没有办法批量完成？

图4.120 采购记录表

解题步骤

Excel自身的功能要实现以上需求相当困难，但是先借助Word的替换功能改造数据，然后配合分列工具，可以轻松地完成需求，具体操作步骤如下。

1.选择B2：B5区域，并按下组合键＜Ctrl+C＞复制区域。

2.打开Word软件，在Word中单击右键，从“粘贴选项”中选择“只保留文本”，菜单界面如图4.121所示。

图4.121 将采购记录表粘贴到Word

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3.按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框，然后按图 4.122 所示的方式设置替换内容。其中查找内容设置为“[0-9.]{1，}”，表示0到9的数字及小数点若干位；替换内容设置为“元^㊣”，表示在被查找内容前面添加字符“元”，“^㊣”代表被查找的内容本身；选择“使用通配符”复选框。

图4.122 设置替换内容

4.单击“全部替换”按钮，Word会提示替换成功多少处，效果如图4.123所示。图4.124则是替换后的数据，可以看到相对于替换前的变化——每段数字之前都多了一个“元”字，而所有数字右方的“元”是数据源中本身就存在的。

图4.123 提示替换了多少处

图4.124 替换后的字符串

5.全选Word中的字符，然后按组合键＜Ctrl+C＞复制。

6.回到Excel中，选择B2单元格，然后按下组合键＜Ctrl+V＞粘贴数据。

7.选择B2：B5区域，单击功能区的“数据”→“分列”，从而打开“文本分列向导”的第1步，保持默认选项，然后单击“下一步”按钮，操作界面如图4.125所示。

图4.125 选择分列的类型

8.在“文本分列向导”的第2步中单击“其他”，然后在右方输入字符“元”，表示以“元”为条件执行分列，操作界面如图4.126所示。

图4.126 设置分列的条件

9.单击“完成”按钮执行分列，图4.127是分列的结果。

图4.127 分列结果

10.对分列后的数据添加边框和标题，最终效果如图4.128所示。

图4.128 添加边框和标题

知识扩展

1.Excel的“查找和替换”对话框只支持通配符，不支持正则表达式的语法，而Word的“查找和替换”则支持正则表达式，因此使用Word来处理字符串的查找或替换相比Excel强大得多。本例中查找所有数字就需要使用正则表达式，因此只能借助Word完成。

2.在Word中输入的正则表达式代码“[0-9.]{1，}”可以分两段来理解，第一段“[0-9.]”的含义是从0到9的数字及小数点，第二段“{1，}”代表数量：至少一个，没有上限。也可以修改为“{1，15}”，表示下限1位、上限15位。要注意“[]”表示范围，“{}”表示数量，两者不能弄反。

3.在替换框中输入的“元^&”表示字符“元”和原来的字符，因此替换的最终结果就是在数字前面添加字符“元”。

由于所有数字右方都有“元”，因此不需要在右方添加“元”，替换完成后数字的前后都有“元”，此时以“元”为单位执行分列就可以将数字和文本区分开来，分别存放在不同的单元格中。

4.假设数据中没有“元”，那么替换时要采用代码“元^&元”，表示在数值前后都插入一个“元”。