图4.56中B列包含毕业院校与专业名称，现要求将院校名称与专业名称分别存放在两列中，有何方法批量拆分呢？

图4.56 职工资料表

解题步骤

仔细观察院校名称和专业名称，可以发现院校名称多以“大学”或“学院”结尾的，而且其中部分院校名称既包含“大学”又包含“学院”，分列工具无法完成这种复杂数据的分列工作。本例的重点在于通过替换创建分隔符，使院校的名称都以分号结尾，然后再以分号为条件执行分列。具体操作步骤如下。

1.选择B2：B13区域。

2.按组合键＜Ctrl+F＞，弹出“查找和替换”对话框。

3.将查找内容设置为“*大学*学院*”，然后单击“查找全部”按钮，此时“查找和替换”对话框中会罗列出找到的所有目标，界面如图4.57所示。

图4.57 指定查找与替换内容

4.按组合键＜Ctrl+A＞全选找到的目标单元格。

5.打开“替换”选项卡，将查找内容设置为“大学”，将替换内容设置为“＠”，然后单击“全部替换”按钮。替换设置界面如图4.58所示，替换结果如图4.59所示

图4.58 将大学替换成＠

图4.59 替换效果

6.选择B2：B13区域，然后按组合键＜Ctrl+H＞，弹出“查找和替换”对话框。

7.将查找内容设置为“学院”，将替换内容设置为“学院；”，然后单击“全部替换”按钮。此处需要注意的是第三个字符为半角状态下的分号。设置界面如图4.60所示。

图4.60 将“学院”替换成“学院；”

8.重复步骤3，再将“大学”替换成“大学；”，替换界面如图4.61所示，而替换后的结果如图4.62所示，每个单元格中都拥有一个半角的分号，它刚好将院校名称与专业名称区隔开。

图4.61 将“大学”替换成“大学；”

图4.62 通过替换生成分隔符

9.选择B2：B13区域，在“查找和替换”对话框中将查找内容设置为“＠”，将替换对象设置为“大学”，然后单击“全部替换”，替换后效果如图4.63所示。

图4.63 将“＠”替换成“大学”

10.关闭“查找和替换”对话框，选择 B2：B13 区域，单击功能区的“数据”→“分列”，从而打开图4.64所示的“文本分列向导”第①步，保持默认设置，然后单击“下一步”按钮。

图4.64 指定分列方式

11.选择“分号”复选框，然后单击“下一步”按钮即可完成分列。设置界面如图4.65所示，图4.66则是分列结果。

图4.65 设置分列的分隔符

图4.66 分列结果

12.对A1：C13区域添加边框和标题。

知识扩展

1.分列工具对于字符串中有明显分隔符时才有效，显然本例中的任意单元格都不具备分隔符，因此需要自己创造分隔符，然后配合分列工具完成需求。

2.本例中部分字符串中既包含“大学”又包含“学院”，为了分区只有“大学”和同时包含“大学”与“学院”的字符串，本例的做法是通过查找选中所有包含“大学”与“学院”的单元格，然后将其中的“大学”替换成“＠”，从而使所有单元格都具有共同的特点——要么“大学”右方是专业名称，要么“学院”右方是专业名称。当它们具有相同点后，后面的操作就变得简单，在“大学”和“学院”右边添加分号，然后以分号为条件执行分列。

本例中将“大学”替换成“＠”的目的是避免部分字符被分列到第3个单元格中去。

3.工作中可能还会有比本例复杂的字符串需要替换，有可能没有办法直接通过某个工具达成需求，但只要善于观察、分析，找到其中的某些特征，总有变通的办法去完成工作。

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